Türkiye’de şirketler ve sivil toplum kuruluşlarında dijital dönüşüm, ticari ve mali kayıtların ardından karar alma süreçlerine de uzanıyor. Bu kapsamda geliştirilen E-Kurul modeli; toplantı, katılım, oylama, karar, elektronik imza ve arşivleme işlemlerinin elektronik ortamda yürütülmesini hedefliyor.

Model, şirketlerde MERSİS ve Elektronik Ticari Defter Sistemi (ETDS), derneklerde ise DERBİS ile birlikte çalışabilecek bir dijital kurumsal yönetim yapısını gündeme getiriyor.

Karar süreçlerinin tamamı dijital ortamda izlenebiliyor

E-Kurul sistemi, yönetim kurulu ve genel kurul toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesinin yanı sıra karar sürecinin tamamının kayıt altına alınmasına odaklanıyor.

Toplantının oluşturulması, gündemin hazırlanması, katılımcıların ve yetkilerin kontrol edilmesi, oylama, kararın hazırlanması, elektronik imzalanması ve arşivlenmesi aynı sistem üzerinden yürütülebiliyor.

E-Kurul modelinin temel yaklaşımı yalnızca toplantıyı çevrim içi yapmak değil; kararın oluşumundan imzalanmasına ve arşivlenmesine kadar tüm sürecin elektronik kayıt zinciri içerisinde izlenebilmesini sağlamak.

Şirketlerde MERSİS–E-Kurul–ETDS bağlantısı

Şirketler açısından modelin önemli unsurlarından biri mevcut kamu dijital altyapılarıyla entegrasyon.

ETDS, ticari işletmelerle ilgili belirli ticari defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve gerektiğinde ibraz edilmesine yönelik altyapı sunuyor.

MERSİS'te de anonim şirketlerin yönetim kurulu kararlarının elektronik imzayla oluşturulmasına yönelik bir modül bulunuyor.

E-Kurul modeli ise bu yapıların karar süreciyle ilişkilendirilmesini öneriyor. Buna göre şirket ve yetkililerinin MERSİS üzerinden doğrulanması, toplantı ve karar işlemlerinin E-Kurul üzerinden yürütülmesi, kararın elektronik imzayla tamamlanması ve ilgili kayıtların ETDS ile ilişkilendirilmesi hedefleniyor.

Elektronik imza güvenlik katmanı oluşturuyor

Dijital karar süreçlerinde elektronik imza önemli bir güvenlik unsuru olarak öne çıkıyor.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu kapsamında güvenli elektronik imza, imza sahibinin kimliğinin doğrulanmasına ve imzalanan veride sonradan değişiklik yapılıp yapılmadığının belirlenmesine imkân sağlıyor.

E-Kurul modelinde elektronik imzanın, kararın kim tarafından ve hangi yetkiyle alındığının doğrulanmasına katkı sağlaması amaçlanıyor.

Toplantı sürecinde Pirameet kullanılıyor

KAM Bilgi tarafından geliştirilen Pirameet ise modelin toplantı ve video konferans tarafını oluşturuyor.

Pirameet toplantının gerçekleştirilmesine yönelik altyapıyı sağlarken, E-Kurul üzerinden oylama, karar oluşturma, elektronik imza ve arşivleme işlemleri yürütülebiliyor.

KAM Bilgi’nin teknik açıklamalarında Pirameet’in erişim kontrolü, oturum güvenliği ve denetim kayıtlarını içeren güvenlik mekanizmalarına sahip olduğu belirtiliyor.

E-Kurul için siber güvenlik testi yapıldı

Elektronik karar sistemlerinde siber güvenlik de önemli başlıklardan biri.

E-Kurul E-YKS Web Uygulaması için 30 Mayıs 2025 tarihinde gerçekleştirilen sızma testi ve güvenlik değerlendirmesinde, test edilen bileşenlerde güvenlik açığı tespit edilmediği bildirildi.

Değerlendirmede kimlik doğrulama, erişim kontrolleri, oturum yönetimi, veri aktarımı ve kullanıcı girdilerinin güvenliği gibi başlıklar incelendi.

Raporda güvenlik testlerinin ve zafiyet taramalarının belirli aralıklarla tekrarlanması da tavsiye edildi.

STK’larda DERBİS–E-Kurul modeli

Dijital karar modelinin bir diğer kullanım alanını sivil toplum kuruluşları oluşturuyor.

Derneklerin genel kurul ve yönetim kurulu toplantılarının elektronik ortamda gerçekleştirilmesine yönelik mevcut uygulamalar bulunuyor. DERBİS de derneklerin çeşitli bildirim ve kurumsal işlemlerinde kullanılan merkezi dijital altyapı olarak öne çıkıyor.

Bu kapsamda önerilen DERBİS–E-Kurul bağlantısıyla derneklerin yetkili organları, toplantıları, katılımcıları, oylamaları ve karar kayıtlarının birbirleriyle ilişkilendirilmesi hedefleniyor.

Kararın nasıl alındığı da kayıt altına alınacak

Dijital modelin temel amaçlarından biri yalnızca alınan kararın saklanması değil, kararın oluşum sürecinin de doğrulanabilmesi.

Bu kapsamda hangi organın karar aldığı, toplantının gündemi, katılımcılar, yetkiler, oylama sonucu ve elektronik imza gibi bilgilerin geriye dönük olarak incelenebilmesi hedefleniyor.

Şirketlerde MERSİS–E-Kurul–ETDS, derneklerde ise DERBİS–E-Kurul bağlantısı üzerinden kurulabilecek yapı; toplantı, oylama, karar, imza ve arşiv süreçlerini tek bir dijital kurumsal yönetim yaklaşımında birleştirmeyi amaçlıyor.

Uygulamanın kademeli olması gündemde

Model kapsamında tüm sivil toplum kuruluşlarının aynı anda dijital sisteme geçirilmesi yerine kademeli bir uygulama seçeneği de gündeme getiriliyor.

İlk aşamada yüksek miktarda bağış toplayan veya önemli mali kaynak yöneten kuruluşların sisteme dahil edilmesi, uygulamanın sonuçlarının görülmesinin ardından kapsamın genişletilmesi öneriliyor.

Bu yaklaşımda teknolojinin mevcut denetim mekanizmalarının yerine geçmesinden ziyade, karar kayıtlarının daha düzenli, güvenli ve doğrulanabilir hale getirilmesi hedefleniyor.

Dijital dönüşüm karar mekanizmasına uzanıyor

E-Kurul modeli, şirket ve STK’larda dijitalleşmenin yalnızca belgelerin elektronik ortamda tutulmasıyla sınırlı kalmamasını hedefliyor.

Toplantıdan oylamaya, karardan elektronik imzaya ve arşivlemeye kadar uzanan sürecin tek bir dijital kayıt zincirinde birleştirilmesiyle, kurumsal kararların daha düzenli ve izlenebilir şekilde yönetilmesi amaçlanıyor.